Die wesentlichen Inhalte des anstehenden Geschäfts werden meist schon im Vorfeld abgesprochen: Wie hoch ist der Kaufpreis, wann ist das Objekt bezugsfertig, in welchem Zustand befindet es sich, werden bewegliche Gegenstände mitverkauft etc. Anschließend können sich die Vertragsparteien an einen Notar ihrer Wahl mit der Bitte um Vorbereitung des Kaufvertrags wenden. Der Notar klärt zunächst den Sachverhalt, bevor er prüft, ob und wie die gewünschten Vereinbarungen rechtlich umgesetzt werden können. So verschafft sich der Notar anhand des Grundbuchauszugs Kenntnis von den Eigentumsverhältnissen, den bestehenden Belastungen des Kaufobjekts und etwaigen Hindernissen für die Durchführung des Vertrages. Zudem zeigt er gegebenenfalls verschiedene Gestaltungsmöglichkeiten auf und weist die Beteiligten auf mögliche Risiken hin.

Im Vordergrund steht der sichere Leistungsaustausch, das heißt, dass der Verkäufer sein Eigentum erst verliert, wenn er den Kaufpreis erhalten hat und andererseits der Käufer sein Geld erst aus der Hand gibt, wenn sichergestellt ist, dass er Eigentümer der Immobilie wird. Die wirtschaftliche Bewertung eines Vertrags, insbesondere die Angemessenheit des Kaufpreises, gehört dagegen nicht zu den Aufgaben des Notars. Auch in steuerlicher Hinsicht berät der Notar die Beteiligten grundsätzlich nicht. Wollen die Vertragsbeteiligten sich hier Klarheit verschaffen, so sollten sie sich vor Beurkundung an einen Steuerberater oder an das Finanzamt wenden.

Schließlich setzt der Notar die individuellen Vorstellungen von Käufer und Verkäufer juristisch korrekt in einen maßgeschneiderten Entwurf um. Diesen stellt der Notar den Beteiligten rechtzeitig vor Beurkundung zur Verfügung, bei einem Vertrag zwischen einem Verbraucher und einem Unternehmer mindestens zwei Wochen. So erhalten die Vertragsparteien Gelegenheit, sich vorab mit dem Vertrag auseinanderzusetzen. Bei etwaigen Rückfragen steht der Notar als Ansprechpartner zu Verfügung.

Sofern der Käufer ein Finanzierungsdarlehen aufnehmen will, empfiehlt es sich, möglichst bald mit der finanzierenden Bank die Einzelheiten zu besprechen. Da das Darlehen regelmäßig mit einer Grundschuld am Kaufobjekt abgesichert wird, teilt die Bank dem Notar die Einzelheiten mit.

Bei der Beurkundung des Kaufvertrages verliest der Notar den vollständigen Vertrag Wort für Wort, erläutert den Inhalt und weist auf die rechtliche Tragweite des Rechtsgeschäfts hin. Käufer und Verkäufer haben in der Beurkundungsverhandlung die Möglichkeit, offene Punkte anzusprechen. Sind alle Fragen beantwortet und letzte Änderungswünsche eingearbeitet worden, unterzeichnen die Vertragsbeteiligten und der Notar die Urkunde. Sofern dem Notar die Daten für die Grundschuld vorab mitgeteilt worden sind, kann diese sogleich im Anschluss an den Kaufvertrag beurkundet werden.

Ist der Kaufvertrag unterschrieben, kümmert sich der Notar in den kommenden Wochen um den reibungslosen Vollzug des Kaufvertrags. Die Vertragsteile können sich währenddessen ungestört mit den für sie wichtigen Dingen wie Umzug, Einrichtungsplanung etc. beschäftigen. Der Notar holt erforderliche Genehmigungen und andere zum Vollzug notwendige Erklärungen von Behörden ein, übernimmt den Schriftverkehr mit Gerichten und Grundbuchamt und die notwendige Anzeige beim Finanzamt. Auch die komplizierte Abwicklung mit abzulösenden und finanzierenden Banken erledigt der Notar. Er sichert den Käufer durch Eintragung einer Auflassungsvormerkung im Grundbuch gegen den Verlust seiner Rechte aus dem Kaufvertrag ab und sorgt für die Eintragung seiner Finanzierungsgrundschuld.

Steht fest, dass dem Eigentumserwerb keine Hindernisse mehr im Wege stehen, informiert er den Käufer darüber, dass der Kaufpreis nunmehr unbesorgt bezahlt werden kann. Nach der Zahlung des Kaufpreises beantragt der Notar die Eigentumsumschreibung beim Grundbuchamt und überwacht deren Vollzug. Abschließend teilt er dem Käufer mit, dass dieser nun endgültig neuer Eigentümer des Vertragsobjekts geworden ist.